Gereksinimlerin Keşfedilmesi – Emrah ERCAN

0
117

Nerden başlamak gerekir?

Sistem geliştirme ve yenileme projelerinde gereksinimlerin ortaya çıkarılması aşamasında akla ilk gelen soru budur. Gereksinimlerin çıkarılması için gerçekleştirilecek ilk beyin fırtınası toplantısını takvimlemeden önce, ilk olarak kişinin kendini eğitmesi gerekir. Bu kapsamda, sorulması gereken bir dizi sorunun ortaya çıkarılmasıyla zamandan tasarruf edilebilirken, bu çalışma projenin başarıyla sonuçlanmasına da yardımcı olacaktır.

İlk olarak yeni sistemden faydalanacak olan grup ve kişileri ifade eden projenin paydaşlarının kimler olacağı tespit edilmelidir. Ayrıca projeyi kimlerin talep ediyor oldukları da oldukça önemlidir. Bu kişiler, ihtiyaçlar ve mevcut durum hakkında konuşulması gereken kişilerdir. Öncelikli olarak iletişime dikkat edilmesi gerekecektir. Tespit edilen paydaşlarla bir iletişim şekli kurulması ve düzenli iletişim halinde olunması gereklidir ve projede tüm paydaşların yeterli düzeyde temsil edilmesi de büyük önem arzetmektedir. İkinci olarak, neden yeni bir sisteme ihtiyaç duyulduğunun belirlenmesi gerekir.

  • Varolan bir sistem değiştiriliyorsa, mevcut sistemle ilgili sorunlar nelerdir?
  • Proje için iş durum analizi (Business case) nedir? (Proje maliyeti ne kadar olacak ve kuruma ne fayda sağlayacaktır?)
  • Yeni sistem hangi temel ihtiyaçları karşılayacaktır?

Bu soruları yanıtlamak projeyi bir çerçeve içine almaya ve proje için genel bir vizyon geliştirilmesine yardımcı olacaktır. Birçok durumda bu sorular zaten bir iş durum analizi veya proje tüzük belgesinde (charter) ele alınmıştır olacaktır. Eğer daha önce ele alınmamışsa, o zaman bu projede ortak bir görüş oluşturulması ve herkesin aynı dili konuşup, aynı şeyi anlamasının sağlanması için bu tür bir belge oluşturmak yararlı olacaktır. Üçüncü olarak ise kolları sıvayıp biraz araştırma yapmak gerekir. Mevcut çevre ile ilgili mümkün olduğunca çok bilgiyi araştırıp ortaya çıkarmak faydalı olacaktır.

Yeni sistem; ya mevcut sistemi değiştirmek için ya da varolan sistemde büyük bir geliştirme yapmak amacıyla devreye alınır. Bu aşamada, sarfedilen bu süreçte büyük faydalar sağlayabilecek, dikkat edilmesi gereken bazı bilgi kaynakları şu şekildedir:

Kullanıcı kılavuzu ve yayınlanmış prosedürler, sisteme girilen bilgilerin toplanması için oluşturulmuş formlar, Sistemin ürettiği rapor örnekleri, tasarım ve mimari dökümanları, teknik destek kılavuzları, varolan herhangi bir model (işlem, veri, nesne) gibi mevcut sistemle alakalı bulunabilecek her türlü döküman, sistemin işlevselliği ve veri mimarisi hakkında ciddi bilgiler sağlayacaktır.

Mevcut bir veri modeli (güvenilir) olmadığı durumlarda, veritabanından tersine mühendislik uygulanarak bir veri modeli tahminleme yoluna gidilebilir veya birçok veri modelleme aracının kolayca yapabileceği şekilde bir komutla veri tabanı uygulaması tanımlanabilir. Mevcut veri mimarisinin bir modeli, sistemin veri gereksinimlerini anlamada bir başlangıç olacaktır ve projenin olabilecek herhangi bir veri dönüştürme gereksinimlerini desteklemek için de gerekli olacaktır.

Bir test ortamında sisteme erişim sağlanması ve fonksiyonların ve davranışlarının öğrenilmesi, yeni sistemin neyi desteklemesi gerektiğinin anlaşılmasına ve mevcut sistem ile ilgili bazı sorunları da tespit etmeye yardımcı olacaktır.

Sistemin desteklenmesi için oluşturulmuş iş fonksiyonlarını tarifleyen iş modelleri, -eğer varsa- bir bilgi hazinesi meydana getirecektir.

Aday kullanım şekilleri (use case) ve kullanıcı aktörler, iş akışında kolayca tanımlanabilir, iş modellerinde tanımlanmış olan varlıklar veri ihtiyaçlarının anlaşılmasında temel oluşturacaktır, iş kuralları, herhangi bir bilgi ihtiyacında veya oluşabilecek bir aksaklıkta nereye başvurulması gerektiğini belirtecek ve iş modeli ise, sistemin genel iş sürecinde nereye konumlandığını anlamak için bir çerçeve sağlayacaktır. Hiçbir mevcut iş modeli yoksa, yürütülen projenin parçası olacak şekilde yeni bir model geliştirmek faydalı olacaktır.

Sistem geliştirme projesi ile aynı etki alanında çalışan paket uygulamaları araştırma da yararlı bir egzersiz olabilir. Bu çalışma, paydaşların arıyor olabilecekleri özelliklerin türleri hakkında bir fikir verecektir. Proje, zaten paket bir uygulamanın satın alınmasıysa, araştırma yapmak ve kişi/firmalarla görüşmek, sunulan çözümleri ve yeteneklerini anlamak tabii ki daha uygun hale gelir. Dolayısıyla bu araştırmalar, her durumda çok gerekli olacaktır.

Yapılan tüm bu çalışmalar sonrasında gelinen noktada, paydaşlarınızın kimler olduklarını bilecek ve onlarla bir ilişki kurmuş olacaksınız. Yeni sistemin ana özelliklerini anlamış ve mevcut ortam hakkında da derinlemesine bir bilgiye sahip olacaksınızdır. Artık tüm paydaşlar ve onların temsilcileriyle, tam olarak, ayrıntılı şekilde ihtiyaçlarının ne oldukları hakkında meşgul olmaya başlayabilirsiniz. Bu süreçte zamanı doğru kullanmak çok önemlidir. Paydaşların zamanlarından etkin bir şekilde yararlanılmasıyla,daha başarılı sonuçlar alınması da mümkün olacaktır.

Emrah ERCAN

Endüstri Mühendisi, MBA, BT Stratejisi ve Kurumsal Mimari Analisti

emrahercann.wordpress.com

Bir Cevap Yazın