Her Toplantıdan Sonra Yapılacak İki şey

0
353

Steve Jobs toplantı gündeminde yer alan her maddede, görev ve herhangi bir iş takibi için belirlenen sorumlu kişilerin olduğunu vurgulamış ve bu kişilere DRI adını vermişti.(Doğrudan Sorumlu Birey.) Steve Jobs, proje ya da görevlerin halledilmesinin aslında kamu sorumluluğunda olduğunu biliyordu ve bu yüzden de organizasyon talimatlarını belirlemişti.

Bu durum yeterince basit görünüyor, fakat yönetici ve liderlerin çoğunluğu bunu yerine getirme konusunda tam anlamıyla başarılı değiller.

Hepimiz toplantıdan memnun ayrıldık fakat sonrasında neden bu kadar az bir sonuca ulaştığımızı ve ivmemizin nereye kaybolduğunu tartıştık.Bir toplantıdaki verimli görüşmelerin, neden bir sonuca varmadığının görünüşe bakılırsa birtakım sebepleri vardır. Bunlardan biri, bazen katılımcıların dikkatlerinin dağılıp, yeni bir konuya kaydığı anda başka toplantıya geçmeleri ya da üzerinde kararlaştırılmış bir konu hakkında net bir düşünceye varamadan toplantıdan ayrılmalarıdır.

Toplantı odasından çıktıktan sonra verimin azalmadığından emin olmak için toplantı sırasında ve toplantı sonrasında şu iki şeyi yapın: Kısa ve anlaşılır toplantı notlarını hızlı bir şekilde göndermek ve yapılan yorumları takip etmek.

Toplantı notları:

Bir Çin atasözünün de dediği gibi: ” En soluk mürekkep bile en iyi hafızadan daha iyidir.” Eğer görüşmeleri kaydetmezseniz ve daha sonrasında kolaylıkla telafi edilebilir bir forma sokmazsanız fikirlerinizi ve anlaşmalarınızı kaybedebilirsiniz.

Toplantı notları, zorunluluk değildir fakat diğerlerini etkilemek için güçlü bir yoldur. Bu notlar, toplantıda olmayanları neler olduğu hakkında bilgilendirmeye ve toplantıda olanları da yapılan anlaşmalar hakkında hatırlatma yapmaya yardımcı olur. Bu notları, herkesi eşit bilgi düzeyinde tutmak ve bir sonraki toplantıdan önce yapılması gerekenlere odaklamak için kullanabilirsiniz.

Eğer toplantılara katılan insanların sayısını azaltmaya çalışıyorsanız, notlar bu konuda daha da fazla önem taşır çünkü insanlar dahil edilmeyi ve bilgilendirilmeyi severler. Toplantının bir özetini paylaşmak da katılım düzeyini etkilemenin önemli bir parçasıdır.

Toplantı Notları Ne İşe Yarar

Toplantı hakkında kısa ve anlaşılabilir notlar dağıtın. Tarihsel olarak, dakikalar toplantı kayıtları gibidir ve toplantı anında söylenen her şeyi de kaydederler. İstediğiniz şey tam olarak bu değil. Tek bir sayfa birçok toplantı için yeterli olacaktır. Maksat görüşmeyi yeniden yapmak değil her konu için kilit noktaları ve belirli taahhütleri yakalamaktır, bu sayede toplantıda bulunmayan katılımcılar da ne olduğu hakkında bir fikir sahibi olur ve herkes bir sonraki işi kimin yapacağına dair bir kayıt elde eder.

Bu notlar, görüşülen her konuyu, kilit noktaları, belirlenen işlerin kimlerle ve ne zaman yapılacağını belirtmelidir.

Eğer daha kısa sürede yapmanız gerekmiyorsa, 24 saat içinde bir toplantı özeti yazıp dağıtın. Çünkü her bir görüşmenin özünü tamamen hatırlama ve yakalama kabiliyetiniz her geçen saat daha da azalacaktır. Ayrıca bir saat içinde ya da günün sonunda bir özet göndermek, aciliyet hissi uyandırır ve daha sağlıklı notlar oluşturmanızı sağlar.

Taahhütleri takip edin

Kalıcılık etkisi temel bir beceridir. Eğer herhangi bir şeyin olmasını istiyorsanız; o şeyi kovalamalı, kovalamalı ve tekrar kovalamalısınız.

Bir üniversite rektörü bir keresinde benden, liderlik yeteneklerinin yetersiz olduğunu düşündüğü bir grup üniversite öğrencisine eğitim vermemi rica etti. Bu ricanın sebebi iki yıl öncesine dayanmaktaydı. İki yıl önce yeni bir gazetecilik okulunun açılması hakkında görüşmeleri için bu grubu bir araya getirmişti. Proje için herkes heyecanlıydı ve bu sayede verimli bir toplantı gerçekleştirildi. Aynı zamanda rektör, projeye başladıklarında, ihtiyaç duydukları her türlü desteği sağlamaya hazır ve istekli olduğunu da belirtti. Fakat iki yıl sonra hiçbir şey elde edilemedi ve rektör, toplantıdaki bu insanların gerekli yetenekleri taşımadığına kanaat getirdi.

Ancak gerçekte, rektörün yeni bir gazetecilik okulu yoktu çünkü bu konuda ipin ucunu sıkı tutmamıştı. Eğer toplantıdan iki hafta sonra grupla iletişim kursaydı, sonrasında proje başlayıp devam edene kadar birkaç haftada bir kontrol etseydi muhtemelen çok daha farklı bir durum ortaya çıkardı. Ve yine bu sayede odadaki grup üyelerinin bazı beceri eksikliklerini tespit edebilir ve onlar bu projeyi ilerletirken de onlarla ilgilenip yardım edebilirdi.

Bu rektör gibi bazı yöneticiler de aynı hataya düşer ve insanların, işi sürdürebilmek için sadece bir fikre ihtiyaç duyan girişimciler ve doğuştan gelen liderler olduklarını sanırlar.

Yetenekli ve işine kendini adayan insanlar, yapacaklarını söyledikleri şeyi her zaman yapmazlar.

Bu durum ise bizi şaşırtmamalı çünkü bazen öyle görünmese de yaptıkları şey yapılması gereken şeydir. O yüzden yaptıklarından ötürü, bu insanlar farklı yönlere çekilmemeli ve gereğinden fazla iş ile meşgul edilmemelidirler. Eğer gerçekten bir işin tamamlanmasını istiyorsanız, o işi tüm ayrıntıları ile inceden inceye ve istikrarlı bir şekilde takip etmelisiniz. Aksi takdirde değerli fikirler avucunuzdan kayıp gidebilir.

Bu konuya ilişkin olarak bazı yöneticiler, projenin yakından takip edilmesinin mikro yöneticilik olarak algılanmasından endişe duyarlar. Çünkü yöneticiler, insanların performanslarına güvenmediklerinden dolayı suçlanmak istemezler. Buna karşın gerçek hayatta istikrarlı takip, proje liderliğinin gerekli bir parçasıdır.

Özet olarak:

  • Bir toplantıdaki her konunun sonunda, bir sonraki adımı kararlaştırmak ve net süreler ile belirli taahhütleri oluşturmak için duraksayın.
  • İnsanlara, özellikle vade tarihlerine ilişkin, taahhüt yaptıkları zamanlarda pazarlık yapabileceklerini bildirin.
  • Son teslim tarihi için “ bir sonraki toplantıya kadar süreniz var” klişesini kullanmayın. Teslim tarihini en uygun zamana ayarlamak için ince eleyip sık dokuyun.
  • Kararlaştırılan her taahhüdün yerine getirileceğine dair beklentilerinizi dile getirin ve eğer beklenmedik bir durum oluşursa, oluşan bu durumdan söz etmeleri için iletişime geçmelerini bekleyin.
  • Taahhütlerin söz verildiği gibi yerine getirilip getirilmediğini netleştirmek ya da beklenmedik bir durum ortaya çıktığı takdirde yeniden durum değerlendirmesi yapmak ve uygun aralıklarla kontrol etmek şartıyla herhangi birini, görevlendirin.Liderlerden duyduğum en büyük şikayetlerden biri, toplantılarda çok fazla zaman harcanmasıdır. Toplantıların daha iyi bir şekilde düzenlenmesi ve yönetilmesi, zamanın daha iyi kullanılmasına yardımcı olacaktır. Aynı zamanda taahhütleri belgelemek ve toplantı bittikten sonra gelişmeleri (süreci) yönetmek, gelecek toplantıların daha verimli olmasına yardımcı olacaktır hatta belki de başka bir toplantıya gereksinim duyulmayacaktır.

Toplantı Notları: Dikkat çekici bir konuşma için 8 güçlü strateji” kitabının yazarı Paul Axtell’in çevirisidir.

 

Bir Cevap Yazın