Son Derece Verimli Olmanın Yolları

0
313
Finished

 

Profesor Robert Pozen, gece uçuşlarında daha iyi uyumadan, çalışanlarla ilişkiye kadar, performans arttırmaya yönelik ipuçlarını paylaştığı yeni kitabı ‘’Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours’’dan bahsediyor. Harvard Business School Mezunlar Bülteni tarafından hazırlanmıştır.

HBS kıdemli öğretim görevlisi Robert Prozen ‘’Bir işi halletmek istiyorsan, meşgul bir insana sor’’ sözünün yaşayan kanıtı. Tanınmış kariyeri boyunca mesleğinde, öğretiminde, kamu hizmetlerinde ve hukukta sıklıkla örtüşen liderlik rollerinin yanı sıra Pozen ayrıca, altı kitap yazdı ve eşi ve iki çocuğuyla başarılı ilişkilerini korumaya devam etti.

 

‘’VERİMLİ OLMAK TAKVİMİNİZİ DÜZENLEMEKTEN ÇOK DAHA FAZLASINI GEREKTİRİYOR’’

 

Mayıs 2011’de yayınlanan ve yaygın olarak okunan Harvard Business Review makalesinde Pozen, ‘’Çok iş halletmenin altı prensibi’’ni ana hatlarıyla belirledi. Şimdi ise yeni kitabı ‘’Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours’’ta gece uçuşlarında daha iyi uyumadan (pencere koltuğu, alkol kullanımı, kulak tıkaçları ve uyku göz bandı kullanımı), çalışan hatalarıyla uğraşmaya kadar (‘’Proje her ne kadar şaşırtıcı bir şekilde başarısızlığa uğrarsa uğrasın , kişilere saldırmama’’), performans arttırıcı birçok ipucunu bizlerle paylaşıyor.

Deborah Blagg: Klasik verimlilik kitapları genellikle zaman yönetimine odaklanır, fakat ‘’Extreme Productivity’’ olayı çok daha geniş bir bakış açısı ile ele alıyor. Bu daha çok iş adamlarının el kitabı gibi okunuyor. Kitabı yazarken niyetiniz bu muydu?

Robert Pozen: Verimli olmak takviminizi organize etmekten çok daha fazlasını gerektiriyor. Kitapta, kendi kariyerimde kritik olan becerileri tartışmak istedim. Bunlardan biri iletişim – okuma, yazma ve konuşma. Bir diğeri ise organizasyonunuzu nasıl işlettiğiniz ve hem üstünüzdekiler hem de altınızdakilerle nasıl ilgilendiğiniz. Ayrıca insanların kariyerlerini, profesyonel ve kişisel hayatlarının değişen şartlarında nasıl yönettiklerini düşünmelerini istedim.

Soru: Kitap, iş hayatının birçoğumuz adına can sıkıcı olan kısımlarına değiniyor. Örneğin, toplantıları daha verimli hale getirmenin yolları nelerdir?

Cevap: Toplantılarınızı bir saati veya maksimum 90 dakikayı geçmeyecek şekilde planlamalısınız. Daha uzun toplantıların muazzam derecede azaltıcı dönüşleri oluyor. Yalnızca bir saatiniz varsa, bu zamanınızı verimsiz teğetlerde harcamayın. Ayrıca toplantılarınızı nasıl planlayacağınızı da düşünmelisiniz. Eğer toplantı materyalleri e-postanıza toplantı başlamadan beş dakika önce ulaşıyor ise bu, o işten sorumlu kişinin verimli bir zaman kullanımı için zemin hazırlamadığının bir göstergesidir. Herkesin düşünceli bir tartışmaya hazır olabilmesi için önceden yeterli zamana sahip olması gereklidir.  

Her toplantı etkili bir kapanışa sahip olmalıdır. İnsanlar, ‘’Neleri yapmalıyız ve bunları kimler yapacak?’’ sorusunu düşünmeli. Kıdemli yöneticiler, sadece insanlara ne yapacaklarını söyleyerek bunu başarabileceklerini düşünmeye eğilimlidirler. Fakat, önümüzdeki Salı gününe tamamlanacak bir göreve bir kişiyi atamak ile mücadeleyi tanıtmak, bu mücadeleyle ilgili girişimde bulunmak ve kabul edilen bitiş süresinde işi tamamlayacak şekilde herkesi bir araya getirmek arasında büyük bir fark vardır.

Soru: Yönetim tarzları konusunda, kişisel tarzınızı patronunuzunkine adapte etmenin bilgeliğinden bahsetmişsiniz. Patronunuzun tarzı sizin verimliliğinizi olumsuz yönde etkilerse ne olur?

Cevap: ‘’Adapte etmek’’ten bahsederken, sizin tarzınızın patronunuzun tarzıyla aynı olması gerektiğini kastetmedim fakat senkronize olmaya çalışmalı ve becerilerinizin birbirinizi tamamlaması konusunda çaba göstermelisiniz. Örneğin, eğer amiriniz bir ‘’büyük fotoğraf’’ düşünücüsü ise, siz bunu detaycı biri olarak dengeleyebilirsiniz. Buradaki fikir, patronunuzu anlamak ve pozisyonunuzu buna göre ayarlamak. Ve eğer patronunuzla aranızdaki farklılıklar sizin işi yapabilmenize engel oluyorsa, gözünüzü karartıp, bunun hakkında direkt olarak konuşmanız gerekiyor.

Soru: Bunlar hassas konuşmalar. Bunları nasıl verimli hale getirebilirsiniz?

Cevap: İnsanlar, eğer patronlarıyla aralarında olan farklılıkları dile getirirse kovulabileceklerinden korkuyorlar fakat benim tecrübelerim bunu göstermiyor. Eğer konuları kibar bir şekilde dile getirir, sorunlara yönelik kendi bakış açınızı açıklar ve kişisel saldırılardan uzak durursanız, bence çoğu patron olumlu cevap verecektir. Hatta daha iyisi, bu tip görüşmelere, daha iyi sonuçlar doğuracak bir veya iki öneri ile gidin. Belki de kendinizi riske attığınızı düşünebilirsiniz fakat eğer ortada bir anlaşmazlık varsa ve hiç biriniz bunu belirtmiyorsa, muhtemelen o iş için yeterli değilsinizdir zaten.

Soru: Kitapta, birçok profesyonel firmadaki, işleri faturalandırılabilir saatler etrafında organize etme fikrine katılmıyorsunuz. Bu durum verimliliğe nasıl zarar veriyor?

Cevap: Buna en bariz cevap, bu durumun sorunları çabuk ve efektif çözmek konusunda olumsuz bir finansal teşvik olduğu. Saatlik faturalandırma işi ölçmek konusunda derinlemesine yerleşmiş bir model fakat bu model, bilgi temelli ekonomimizden önceki zamanlardan kalma. Hedefiniz harika bir pazarlama planı veya parlak bir yazılım sistemi fikri ise bunun 2 saat veya 20 saat sürmesinin bir önemi yok. Müşteri, çözümün kalitesi için ödeme yapıyor.

Soru: Esnetilebilir çalışma saatleri sorunları hakkında ne düşünüyorsun?

Cevap: Daha katedilecek çok yol var fakat sonuçların, performansı değerlendirme konusunda en önemli etken olduğu konseptini benimsediğiniz zaman, birey işlerini hallettiği ve başarılı sonuçlar elde ettiği sürece aile meselelerini halletmek için işten erken çıkması veya işe geç gelmesi sorun olmuyor. Ve bu dışarıda yükümlülükleri yerine getirebilme konsepti, şirketin orta seviye yöneticilerine olduğu kadar en üst seviye yöneticileri için de önemli olmalıdır.

Soru: İş yükümlülüklerimizin iyi niyetimizi, konu aile ile zaman geçirmek olunca sıklıkla zorladığını görüyoruz. Birbiriyle çakışan öncelikleri nasıl dengeliyorsunuz?

Cevap: Birçok yönetici işlerinin onları düzenli olarak ofislerinde geç saatlere kadar kalmalarını gerektirdiği konusunda ısrar ediyorlar ancak onlara bu düşüncenin aksini savunduğunuzda, bunun doğru olmadığını kabul ediyorlar. Nadir oluşan bazı acil durumlar her şeyin üstünde öncelik gerektiriyor fakat eğer bir hastanede çalışmıyorsanız, bu durumlara oldukça az rastlanır. Eğer akşam yemeğinden sonra bile yetişmeniz gereken işler varsa, her gün birkaç saatiniz hayatınızda en çok öneme sahip kişilere ayırmalısınız.

Soru: Okumanın, yazmanın ve toplum içinde konuşmanın önemini vurguluyorsunuz. Bu konularda ipuçlarınız var mı?

Cevap: Konu okuma olduğunda, öncelik verin. Hangi bilginin sizin için önemli olduğunu belirleyin ve o bilgiyi dikkatle okumaya daha fazla zaman harcayın. Ben birçok lise öğrencisi ile çalıştım ve onlara dediklerim bir yöneticiye dediklerim kadar geçerli: bir taslak ile başlayın. Bu, okuduğunuz şeyin yarısına gelip buradan nereye varacağınızı bilmemenizin önüne geçer. Topluluk önünde konuşmada ise, kağıttan okumayın. Bunun yerine, üzerinde giriş cümlesi, vurgulamak istediğiniz dört veya beş nokta ile ilgili özet notlar ve sonuç cümlesi olan bir kağıt parçası kullanın.

Soru: Kariyer planlaması yapmanın aleyhinde tavsiyelerde bulunuyorsunuz.Neden?

Cevap: Bence insanlar seçeneklerini açık tutmalılar. Yıllık bir öz değerlendirme harika bir araç fakat bir odada oturup 10 veya 20 yıl içinde nerede olmak istediğini bulmaya çalışmak verimli değil. Bunun yerine, önümüzdeki bir veya iki yıl içinde öğrenimini, tecrübelerini ve seçimlerini genişletmek adına neler yapabileceğinizi düşünün. Kariyer planlama hayatınız boyunca bağlı olduğunuz bir egzersiz olmalı ve bu egzersiz yol boyunca ortaya çıkabilecek değişiklikleri hesaba katmalıdır.

Bu yazı, eski Hadrvard Business School editörü Deborah Blagg’in  http://hbswk.hbs.edu/item/how-to-be-extremely-productive ’’ yazısından bir çevirisidir.