İyi Bir Excel Kullanıcısı Olmak İçin Bilmeniz Gereken 10 Fonksiyon

2 2.205

Görevlerinizi, işteki performanslarınızı ve yeteneklerinizi mükemmel bir şekilde geliştirebilirsiniz.

Excelde 100 den fazla fonksiyon var fakat ben her Excel kullanıcısının bilmesi gereken 15 fonksiyondan bahsedeceğim. Eğer bir ofis çalışanı veya küçük işletmelerde mali işleri takip etmek için Exceli kullanıyorsanız ya da sadece günlük kullanıcıysanız bu 15 fonksiyon sizin için çok önemli. Size zaman kazandırır daha iyi tabloları oluşturabilmek için yeteneklerinizi geliştirir.

1)DÜŞEYARA FONKSİYONU

Düşeyara fonksiyonu Excel in en önemli fonksiyonlarından biridir fakat henüz çoğu kişinin bu fonksiyon hakkında bir bilgisi yoktur. Bu fonksiyon, büyük bir veri tablosunda verilerin belli bir parçasına bakmak için çıkarttığımız yeni tabloya istenilen bilgiyi çeker. Bunu en iyi görmenin yolu örnekler üzerindedir. Bir örnek üzerinden konuşacak olursak;

Bir öğretmensiniz ve öğrencilerinizin sınav notlarını Excel de oluşturdunuz. 2 tablomuz olsun. Birinci listemizde 3 kişinin ismi ve 2.test değerlendirmesi; ikinci listemizde ise 25 kişilik uzun bir tablodan ve 3 test değerinden oluşsun. Biz uzun olan listemizden kısa olan listemizin 2.test değerlendirmesini öğrenmek istiyoruz.

Screenshot_10

İlk olarak 3 öğrenciden oluşan listemizi oluşturalım;

Screenshot_14

Şimdide büyük tablomuzu oluşturalım. Biz büyük tablodan tek tek aramak yerine DÜŞEYARA fonksiyonuyla büyük tablodan Test 2 değerini almak istiyoruz. Bir sonraki adımda Ayşe Ünal’ın yanındaki hücreye gidin ve fx butonuna basın.

Screenshot_17

Arama kısmına DÜŞEYARA yazın ve Tamam butonuna tıklayın.

Screenshot_12

Böylece karşınıza DÜŞEYARA verilerini girebileceğimiz bir pencere karşımıza çıkar bu pencereye verileri girmeye başlayalım.

Screenshot_13

Aranan_değer: Büyük tablodan küçük tabloya alınacak değerdir. Bu örnekte aranan küçük tablodaki “Ayşe Ünal” hücresidir.

Tablo_dizisi: Büyük tablonun tamamıdır.

Sütun_indis_sayısı:  Bu sütunda ne istediğimizdir. Büyük tablomuzdaki sütun isimleri 1.sütunun konusu, 2.sütunun konusu, 3.sütunun konusu, 4.sütunun konusu.

Hücre Arama: Bu da eşleşmenin doğru ya da yanlış olduğunu söyler. Eğer “Yanlış” ı seçerseniz Excel tam eşleşme sağlayarak arayacaktır. Bu durumda Ayşe Ünal hücresini bulacaktır. Eğer bulamazsa bir #N/A döndürür. Eğer “Doğru” yu tıklarsanız Excel yaklaşık eşleşme yaparak aradığınız hücreye yakın değerler bulacaktır. Benim size tavsiyem nadiren “Doğru” seçeneğini kullanın.

Yani bu sihirbaz fonksiyonunu kullanmanın en kolay yolu fonksiyonu girmek ve tıklamaktır.  Eğer isterseniz fonksiyonun içine tıklayıp yazabilirsiniz. Bu aynı sonuçları üretecektir.

Screenshot_15

İlk olarak formülü yazmayı bitirip enter tuşuna basarsanız Excel sonuçları bulacaktır. Bu formülü diğer iki kişi için kopyala yapıştır yapabilir ya da hücreyi sağ alt köşesinden sürükleyerek uygulayabilirsiniz.

2)TOPLAM FONKSİYONU

Bu fonksiyon muhtemelen sizinde bildiğiniz gibi en yaygı kullanılan işlevdir. Bu fonksiyon grup halinde olan sayıları toplar. Çok basittir.

Hadi bunu kendi tablomuzda örnek göstermek için 3 test sonucunu toplayalım.

Screenshot_27

İmleci istediğimiz yere koyarak bulabiliriz. Bu örnekte imleci sayıların olduğu yere getirelim. Sonra da fonksiyonu girelim. Toplam fonksiyonuyla ilgili güzel olan giriş sekmesindeki kısa yol butonudur.

Screenshot_28

Buna tıkladığınızda Excel toplanmasını istediğimiz sayıları kesikli çerçeve içine alır.

Screenshot_29

Eğer kesikli çerçeve doğru sayılarda oluşmuşsa Enter tuşuna basarak toplamı bulabilirsiniz. Fakat değilse, o zaman toplamak istediğiniz hücreleri vurgulayın. Ardından yeni sayılar çerçevesinde sonuç almak için tekrar butona basın. Bazen excel yanlış hücrelerdeki aralıkları hatta listedeki başlığı bile seçer. Bu yüzden tüm aralıkları doğru seçtiğinizden formüle çift tıklama yardımıyla emin olun!

Enter tuşuna bastığınızda şu sonuçla karşılaşacaksınız.

Screenshot_30

3)MAK & MİN FONKSİYONU

Mak ve minfonksiyonları basitçe hücrelerdeki en büyük ve en küçük sayıları bulacaktır. Bunu test sonuçları örneğimizde görelim.

Screenshot_44

Bu listede ilgili başlığın en yüksek ve en düşük sonucu bulmaya ihtiyacımız var. İlk olarak hücreye gidin. Formül çubuğuna Mak ı seçin ve aralığı yazın. Bu size en büyük sonucu getirir.

Screenshot_45

Yapmanız gereken tek şey mak değerini bulmak istediğiniz hücrelerin üzerine imleci sürüklemektir. Bu örnekte hücreler Test 1 sütunundaki I2 ve I19 hücreleridir. Bu, Excelde en yüksek değeri bir aralıktan çekmektir. Bu örnekte bunun cevabı 90dır. Ayrıca birçok aralıkta da uygulayabilirsiniz.

Screenshot_46

Şimdi I22 hücresine gidin MİN fonksiyonuna girin. Bu fonksiyon tamamen MAK fonksiyonunun tersi şeklinde çalışır. Denetlemek istediğiniz hücreleri tam kapsamlı vurgular ancak bu fonksiyonlar tablodan en düşük değeri çeker.

4)EĞER FONKSİYONU

Eğer işlevi bir durumun “DOĞRU” veya “yanlış” olup olmadığını belirtmek ve sonucuna göre bir eylem gerçekleştirir. Eğer işlevi şöyle ifade edilir.

=EĞER(Kriterler; Doğru Değer; Yanlış Değer)

Bu örneği takip ederek en iyi şekilde anlayabilirsiniz.

Screenshot_51

Bu örnekte satış ve öngörülen satış tablosu var. Bir sütun belirterek “150k üzerinde olan arabaların tahmini?” bulmak istiyoruz. Yani bu deyim kullanarak “150k üzerinde satış var mı?” diye soru soruyoruz. Eğer öyleyse bir eylem yap, değilse başka bir şey yap. Ve F4 hücresine giderek EĞER fonksiyonunu kullan. Sihirbaz alanları doldurmaya başlayın.

Screenshot_50

Yukarıda gördüğünüz gibi;

Mantıksal_Sınama_F4>150000

Burada D4 hücresi 150000 üzerinde mi? Evetse doğru, hayırsa yanlış.

Değer doğruysa__ istediğiniz sonucu doğru olup olmadığını bilmek için ne sonuç istediğinizi yazın. Herhangi bir kelime ya da kombinasyonunu koyabilirsiniz. Hatta başka bir formül bile yazabilirsiniz.

Değer yanlışsa__ sadece yanlış bir sonuç için “Yanlış” yazın.

Screenshot_52

5)ETOPLA FONKSİYONU

ETOPLA fonksiyonu hücreleri belli ölçütlere göre bulur ve istediğimiz yerde toplar.  Yukarıdaki tablo üzerinden örnek verecek olursak;

Screenshot_51

Buradaki tabloda aylara göre satış ve tahminler var. Ayları doğru bir şekilde sıralayıp her ay için tahmin özetlenmesini istiyoruz. İlgili hücreye gidip ETOPLA fonksiyonunu girelim.

Screenshot_53

Aralık__ Bu bakmak istediğimiz hücre grubudur. Örneğimizde aylar grubunu bulmak istiyoruz.

Ölçüt__ bu aradığınız hücrelerdir. Bu örnekte K4 hücresindeki Ocak ayının büyük tablodaki değerleridir.

Toplam_aralığı__ Bu örnekte ücretlerin olduğu F kolonudur.

Son olarak bu formülü diğer hücreler için kopyalayabilirsiniz.

Screenshot_55

6)EĞERSAY FONKSİYONU

EĞERSAY fonksiyonu ETOPLA fonksiyonuyla neredeyse ayı doğrultuda çalışır fakat hücre içlerini toplamaz belirli bir ölçüte uyan hücreleri sayar. Bunu örnek üzerinde görelim aynı tablo üzerinde çalışalım.

Screenshot_56

Aralık__ Saymak istediğimiz veri aralığıdır. Belli bir ölçüte göre kontrol edecektir.

Ölçüt__ Aralıkta neyi aradığımızdır. “Haziran” ayını girebilirsiniz. Ve bunu diğer hücrelere kopyalayabilirsiniz. Biz örneğe göre gittiğimiz için Ocak yazdık.

Hücre sayımı için başka bir şey gerekmez. İlk olarak yaptığımız işlemde 2 tane Ocak hücresi bulundu. Hücre sayısını kendiniz sayarak da kontrol edebilirsiniz.

Screenshot_58

7)VE FONKSİYONU

VE fonksiyonu birden fazla ölçütü denetleyen TÜMÜ DOĞRU ise “DOĞRU” değerini döndüren, aksi takdirde “YANLIŞ” değerini döndüren mantıksal fonksiyondur. Genellikle EĞER fonksiyonun içine kilitlenerek kullanılır. VE fonksiyonu EĞER deyimine bağlı eylemleri doğru veya yanlış olarak döndürür.

Bir örnek üzerinde görecek olursak;

Screenshot_59

Tabloda uyku saatleri, Bay/Bayan ve geçen yıl gelirleri var. Tabloda Bay ve gelirleri 100k üzerinde olanları bulalım. Bu iki özelliğinde doğru olmasını istiyorsak VE fonksiyonuna ihtiyacımız var.

Bir çok ölçüt kullanabilirsiniz . ilk olarak bay veya bayan olduğunu sorsun. Q4 hücresinin “Bay” olmasını istiyoruz. Bunu kontrol edip “DOĞRU” veya “YANLIŞ” değerini giriyor. Sonrada değerin 100k üzerinde olmasını istiyoruz ve R4>10000 değerini giriyoruz.

Screenshot_60

VE fonksiyonunda “DOĞRU” değerini döndürebilmek için bütün ölçütlerin sağlanması gerekir. Aksi takdirde “YANLIŞ” değeri döner. Bu formülü tüm satırlara kopyalayın.

Screenshot_61

Yukarıda son sonuçları görüyorsunuz. Doğru değerinin olduğu satırlar “Bay ve 100k üzerinde geliri olan” kişilerin satırlarıdır.

8)YADA FONKSİYONU

VE fonksiyonuna benzerdir fakat sadece bir ölçütün sağlanması “DOĞRU” değerini döndürmek için yeterlidir.

Aynı örnek üzerinde görelim; “8 Saatten fazla uyuyanlar veya geliri 50k altında olanlar” için “YADA” fonksiyonunu kullanalım.

Screenshot_62

Mantıksal 1 P4>8 dir. Yani 8 saatten fazla uyuyanları kontrol ediyoruz.

Mantıksal 2 R4<50000 dir. Gelir 10000 olduğundan doğrudur.

Şimdi kesin sonuçları görmek için kontrol edin.

Screenshot_63

9)SOLDAN, SAĞDAN, & BİRLEŞTİRME FONKSİYONU

Bu fonksiyonlar hücrelerde veri işlemek için kullanılan sözel fonksiyonlardır. Bir hücrede herhangi bir sayıyı ya da sözcükleri alabilir karakterleri sağa veya sola çekebilirsiniz. Yada hücreleri yeni bir hücreyle birleştirebilirsiniz.

Önce sol fonksiyonuyla başlayalım.

Screenshot_64

Bu listede sadece alan kodlarını almak istiyoruz. Bunu için sol fonksiyonunu kullanabilirsiniz. Sol fonksiyonunu yan hücreye girelim.

Screenshot_66

Metin_ bilgileri çekeceğimiz hücredir.

Sayı_karakterler ise kaç karakter istediğimizdir. Bunu tüm hücrelere kopyalarsak;

Screenshot_67

Sağdan fonksiyonu da soldan fonksiyonuna benzerdir. Sağdan itibaren veri çeker. Mesela son 4 haneyi çekmek istersek;

Screenshot_68

Elde ettiğimiz sonuç;

Screenshot_69

BİRLEŞTİR fonksiyonu ise kelimeleri, hücreleri birleştirir. Mesela SAĞDAN ve SOLDAN yaptığımız işlemleri birleştirelim.

Screenshot_70

Tablomuzun en son hali;

Screenshot_71

10)YAZIM.DÜZENİ FONKSİYONU

Her kelimeden yararlanmak için kullanılan metinsel fonksiyondur. Elimizdeki örneği incelersek;

Screenshot_73

Cümlelerin sadece baş harflerinin büyük olmasını istiyoruz. Bu yüzden YAZIM.DÜZENİ fonksiyonunu kullanalım.

Screenshot_74

Şimdide bunu diğer hücrelere kopyalayın.

Screenshot_75

Saygılarımla.

Bunlar da İlginizi Çekebilir Yazarın Diğer Paylaşımları

2 Yorum

  1. hpehlivan diyor ki

    Öncelikle yazar arkadaşımıza teşekkür etmek isterim emek verilen bir yazı olmuş. Çoğu arkadaşımız için yararlı olmuştur mutlaka. Fakat belirtmek isterim ki bu 10 fonksiyonun içinden birkaç tanesi hariç çok sık kullanılan ve Excel ‘in olmazsa olmaz diyebileceğimiz fonksiyonları sayılır. Doğrusunu söylemek gerekirse başlığı okurken aldığım heyecanı konuyu okurken alamadım. Yinede teşekkür ederim. Emeğinize sağlık.

  2. bhrmbzkrt diyor ki

    merhaba daha yeni kayıt olmama rağmen uzmanlık alanım ( advanced/expert user ) olduguğundan ilk dikkatimi çeken başlık oldu ve hemen okudum. ama sunu demeliyim ki düşeyara ve eğersay gibi fonsiyonların dısında kalan 8 fonsiyon excell sayfası açarken biliyorum demeden kullanmanız gerekn fonsiyoncuklar.
    asıl önereceğim fonksiyon EĞER ve eğer içinde diğer fonsiyonların adaptasyonu. bir endüstri mühendisini diğer tüm mühendislerden ve bağlı çalışacağı yöneticilerden ayıran özellik ALGORİTMA yapısıdır.
    bu yapıyı ecxel de anlatmamızı sağlayan ise EĞER döngüsüdür. C# bilenler bilir İF/ELSE döngülerini.
    konuyu çok uzatmak istemiyorum ama bu site aracılığıyla excelde makro dahil yardıma ihtiyacı olan herkese kapım açık..
    neden derseniz bir endüstri mühendisini dediğim gibi diğer mühendislerden ayıran en buyuk ozellik ALGORİTMA… bu olguyu çalışmlarınıza yansıtmak için en iyi program EXCEL..
    mezun oldugum okulda EXCEL dersi verilmesi için çalışmlara başladık en kısa surede gerçekleeşecek umarım.

Bir Cevap Yazın